Las normas de sustancia económica de Panamá establecen requisitos orientados a garantizar que determinadas entidades que reciben ingresos pasivos de fuente extranjera mantengan una presencia operativa real en Panamá. Dentro de este marco, el recurso humano constituye un componente esencial y verificable de la sustancia económica.
La mera existencia de una entidad panameña, sus registros corporativos o la realización de nombramientos formales no demuestra, por sí sola, el cumplimiento de estos requisitos. La entidad debe poder demostrar que cuenta con personal calificado, con la experiencia y los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar sus actividades relevantes, y que dicho personal participa efectivamente en la gestión, administración o control de dichas actividades.
En consecuencia, la estructura de recursos humanos debe reflejar las operaciones reales de la entidad. Las funciones desempeñadas, el tiempo dedicado, la remuneración, las calificaciones profesionales y la documentación de respaldo deben ser consistentes con la naturaleza y dimensión de las actividades realizadas por la entidad.
Los requisitos de sustancia económica abordados en este artículo aplican a las entidades constituidas o domiciliadas en Panamá que formen parte de un grupo multinacional y reciban ingresos pasivos de fuente extranjera.
Para estos efectos, un grupo multinacional está conformado por dos o más entidades relacionadas mediante propiedad o control y que sean residentes fiscales de diferentes jurisdicciones. Esto puede incluir una entidad matriz, subsidiarias y establecimientos permanentes.
Una entidad puede considerarse parte de un grupo multinacional cuando:
está incluida en los estados financieros consolidados del grupo;
habría sido incluida en los estados financieros consolidados si el grupo estuviera obligado a prepararlos;
habría sido incluida si sus participaciones accionarias cotizaran públicamente; o
está excluida de la consolidación únicamente por razones de tamaño o materialidad.
Entre los ingresos pasivos comprendidos se encuentran:
dividendos y distribuciones de utilidades;
intereses;
regalías;
ganancias de capital;
ingresos derivados de bienes inmuebles; y
otros ingresos derivados de capital mobiliario.
Dentro del marco de sustancia económica, la entidad debe mantener recursos humanos y facilidades adecuadas en relación con las actividades correspondientes.
El componente de recursos humanos requiere, como mínimo, una persona que cuente con las calificaciones, experiencia y conocimientos técnicos necesarios para desarrollar una o más de las actividades relevantes de la entidad relacionadas con los ingresos pasivos y que participe efectivamente en su gestión, administración o control.
La persona puede estar contratada directamente por la entidad o prestar sus servicios mediante otro tipo de relación contractual. El vínculo puede ser a tiempo completo o parcial, dependiendo de las actividades reales y de las necesidades operativas de la entidad.
El aspecto fundamental no es simplemente que una persona aparezca en la planilla o tenga un cargo corporativo formal. La entidad debe poder demostrar su participación efectiva en las operaciones y procesos de toma de decisiones.
Tanto desde la perspectiva laboral como desde la perspectiva de sustancia económica, la realidad operativa de la entidad debe ser consistente con su documentación.
Un cargo, nombramiento o registro en planilla, por sí solo, no necesariamente demuestra una participación efectiva. La entidad debe estar en capacidad de sustentar:
las funciones efectivamente desempeñadas;
las decisiones y procesos en los que participa la persona;
el tiempo dedicado a la entidad;
la relación entre su experiencia profesional y conocimientos técnicos y las funciones desempeñadas; y
la relación entre dichas funciones y las actividades que generan los ingresos pasivos correspondientes.
Por ello, el componente de recursos humanos debe entenderse como una obligación continua de cumplimiento y no como un requisito meramente formal que se satisface una sola vez.
Al evaluar si una entidad cuenta con recursos humanos adecuados para efectos de sustancia económica, deben revisarse, entre otros, los siguientes elementos:
Descripción del cargo y funciones. Las responsabilidades de la persona deben corresponder a las actividades efectivamente realizadas por la entidad.
Calificaciones y experiencia profesional. El currículum, certificaciones, formación académica y trayectoria profesional deben respaldar las funciones desempeñadas.
Tiempo efectivamente dedicado a la entidad. La entidad debe poder identificar y sustentar el tiempo destinado a sus actividades, especialmente cuando el personal presta servicios a más de una entidad.
Remuneración. La compensación debe estar debidamente documentada y ser consistente con las funciones desempeñadas.
Cumplimiento laboral, migratorio y de seguridad social. Cuando corresponda, deben mantenerse los documentos relacionados con la relación laboral, permisos de trabajo y registros de seguridad social.
Evidencia contemporánea de participación. Informes, comunicaciones, actas de reuniones, entregables y otros registros pueden contribuir a demostrar la participación activa de la persona en las actividades relevantes de la entidad.
Las entidades cuya actividad principal consiste en mantener participaciones accionarias o adquirir, mantener o disponer de bienes inmuebles pueden estar sujetas a un estándar simplificado de sustancia económica.
Para estas entidades, el requisito de recursos humanos puede cumplirse mediante al menos un director, administrador u otra persona relevante, debidamente calificada y remunerada, que sea residente en Panamá, o mediante personal remunerado residente en Panamá que apoye las actividades de la entidad.
Sin embargo, no debe dependerse de un nombramiento meramente nominal como evidencia de sustancia económica.
La entidad debe poder documentar:
la residencia de la persona en Panamá;
sus calificaciones y experiencia relevante;
su remuneración;
sus funciones y responsabilidades; y
su participación efectiva en las actividades de la entidad.
La diferencia entre un nombramiento formal y una participación operativa genuina resulta particularmente relevante al evaluar la sustancia de las estructuras holding.
Los requisitos de sustancia económica no necesariamente exigen que todas las funciones sean realizadas por personal contratado directamente por la entidad. Determinadas actividades pueden ser externalizadas a un proveedor de servicios domiciliado en Panamá, siempre que se cumplan las condiciones correspondientes.
El acuerdo de externalización debe establecer una relación contractual genuina e identificar las actividades, el personal y los servicios proporcionados.
El proveedor local debe contar con recursos humanos adecuados, experiencia, facilidades y recursos materiales o tecnológicos suficientes para realizar las actividades externalizadas. Dichas actividades deben desarrollarse exclusivamente en Panamá, y la entidad debe mantener mecanismos adecuados de supervisión y control sobre los servicios.
Debe prestarse especial atención a las estructuras de servicios compartidos dentro de grupos multinacionales. El tiempo y las funciones del personal deben asignarse adecuadamente entre las entidades que reciben los servicios. El tiempo de trabajo de un mismo empleado no debe contabilizarse simultáneamente como evidencia de sustancia para varias entidades sin una asignación apropiada y verificable.
Por lo tanto, los centros de servicios compartidos y estructuras similares deben mantener registros confiables que permitan identificar la distribución del tiempo y las actividades del personal entre las entidades correspondientes.
El marco de sustancia económica requiere que las entidades proporcionen información relacionada con su personal y mantengan la documentación de respaldo correspondiente.
La declaración respectiva incluye información sobre el personal asignado a la entidad, junto con los datos aplicables relacionados con sus funciones y remuneración.
La documentación de respaldo debe conservarse en Panamá, en formato físico o digital, durante un período mínimo de cinco años posteriores al cierre del período fiscal correspondiente.
En términos prácticos, las entidades deberían considerar mantener un expediente específico de sustancia económica para cada entidad relevante del grupo multinacional.
Entre los documentos que pueden resultar particularmente relevantes se encuentran:
| Documento | Propósito probatorio |
|---|---|
| Contrato de Trabajo y Descripción del Cargo | Establece la relación formal y vincula las funciones de la persona con las actividades relevantes. |
| Currículum y Certificaciones Profesionales | Sustenta la formación académica, experiencia, calificaciones y conocimientos técnicos. |
| Planilla, Comprobantes de Pago y Registros Aplicables | Demuestra la remuneración y regularidad de la relación. |
| Permiso de Trabajo, cuando corresponda | Sustenta la autorización legal del personal extranjero para trabajar en Panamá. |
| Informes, Correos, Actas y Entregables | Proporciona evidencia contemporánea de la participación efectiva en las actividades de la entidad. |
| Registros de Tiempo o Matrices de Asignación | Identifica el tiempo efectivamente dedicado a la entidad y ayuda a evitar la doble contabilización. |
| Contrato con el Proveedor Local de Servicios | Documenta las actividades externalizadas, el personal asignado y el lugar donde se prestan los servicios. |
Una entidad que no pueda demostrar la presencia de personal debidamente calificado, o que no pueda documentar adecuadamente su participación efectiva, puede enfrentar dificultades para sustentar el cumplimiento de los requisitos de sustancia económica.
El riesgo puede ser mayor cuando:
una misma persona está asignada a varias entidades sin una distribución de tiempo verificable;
las funciones documentadas no corresponden a las operaciones reales de la entidad;
las personas ocupan cargos formales, pero no pueden demostrar una participación efectiva; o
las actividades externalizadas se realizan fuera de Panamá.
Por esta razón, la planificación fiscal y corporativa debe coordinarse con la estructura laboral y operativa de la entidad.
Antes de presentar la declaración correspondiente, las entidades deben revisar sus estructuras de contratación, funciones, remuneración, residencia, situación migratoria y permisos de trabajo, cumplimiento de seguridad social y documentación operativa.
Las entidades pertenecientes a grupos multinacionales que puedan estar sujetas a los requisitos de sustancia económica en Panamá deberían considerar las siguientes acciones:
Identificar las entidades y actividades relevantes. Determinar qué entidades reciben ingresos pasivos de fuente extranjera e identificar las actividades a las que aplican los requisitos de sustancia económica.
Evaluar la estructura actual de recursos humanos. Revisar si la entidad cuenta con personal debidamente calificado y si sus funciones corresponden a las actividades relevantes.
Revisar la documentación laboral y de respaldo. Verificar contratos de trabajo, descripciones de cargos, remuneración, registros de planilla, cumplimiento de seguridad social y permisos de trabajo, cuando corresponda.
Documentar la participación efectiva. Establecer procedimientos adecuados para conservar evidencia de decisiones, actividades, informes, comunicaciones, reuniones y entregables.
Formalizar los acuerdos de externalización. Cuando los servicios sean externalizados, asegurar que los contratos, la asignación del personal, el lugar de prestación y los mecanismos de supervisión estén debidamente documentados.
Establecer un protocolo de conservación de documentos por cinco años. Mantener la documentación de respaldo correspondiente en Panamá, ya sea en formato físico o digital, durante el período requerido.
Coordinar las funciones legales, laborales, fiscales, contables y corporativas. La sustancia económica debe abordarse como un asunto integral de cumplimiento y no como un ejercicio exclusivamente fiscal.
El requisito de recursos humanos dentro del marco de sustancia económica en Panamá es sustantivo y continuo. Para los grupos multinacionales que reciben ingresos pasivos de fuente extranjera, mantener personal calificado en Panamá y poder demostrar su participación efectiva en las actividades correspondientes constituye un elemento importante para sustentar una presencia operativa real.
Por ello, el análisis debe ir más allá de los nombramientos corporativos formales y enfocarse en determinar si las personas, funciones, actividades, documentación y realidad operativa de la entidad están debidamente alineadas.
Una estructura de recursos humanos adecuadamente implementada y documentada puede proporcionar una base sólida para demostrar el cumplimiento de los requisitos de sustancia económica aplicables y atender eventuales solicitudes de información o verificación.
Lourdes Bishop
Socia