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Guía Práctica para El Cumplimiento de Sustancia en Empresas SEM

  1. ¿Cuál es el parámetro fundamental del cumplimiento de sustancia de las empresas que operan bajo el régimen SEM?
  • Cumplir con los estándares de transparencia fiscal internacional promulgados por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y la Unión Europea.
  • El régimen especial SEM tiene como objetivo atraer y promover las inversiones, la generación de empleos y la transferencia de tecnologías y conocimientos, así como para hacer la República de Panamá más competitiva en la economía global, mediante la utilización optima de su posición geográfica, de su infraestructura física y de los servicios internacionales.
  1. ¿Por qué se debe cumplir con los requerimientos de sustancia?

Las empresas que opten por estos regímenes especiales y realicen las actividades correspondientes deben acatar los Requerimientos de Sustancia para beneficiarse de las tasas impositivas preferenciales, las cuales pueden oscilar desde la exoneración hasta una tarifa reducida del 5% del impuesto sobre la renta.

  1. ¿Qué implica cumplir con los requerimientos de sustancia?

De manera general, los Requerimientos de Sustancia comprenden mantener una cantidad apropiada de trabajadores calificados a tiempo completo en Panamá, dedicados a las actividades principales que generan los ingresos facturados en el país, así como incurrir en gastos operativos suficientes y directamente relacionados con estas actividades principales. La normativa define «apropiado» como lo necesario y suficiente para llevar a cabo dichas actividades principales según la naturaleza de las operaciones de cada empresa.

Es esencial diferenciar entre las Actividades Principales y las Secundarias. Las primeras son aquellas esenciales para la generación de ingresos que pueden acogerse a los beneficios fiscales contemplados en cada régimen. Estas actividades están directamente vinculadas con la creación de valor y deben ser ejecutadas utilizando recursos propios o de terceros. Por otro lado, las actividades que no son esenciales para la generación de ingresos se consideran Actividades Secundarias.

Las Actividades Principales pueden ser subcontratadas total o parcialmente a terceros, siempre y cuando se realicen en Panamá y la empresa beneficiaria tenga los medios para supervisar y controlar la actividad subcontratada. Sin embargo, la subcontratación fuera de Panamá de cualquier parte de la Actividad Principal constituye incumplimiento de los Requerimientos de Sustancia y las rentas derivadas de esas actividades estarán sujetas a las tasas impositivas generales. En cuanto a las Actividades Secundarias, estas pueden ser subcontratadas dentro o fuera de Panamá sin afectar el cumplimiento de los Requerimientos de Sustancia.

Las empresas sujetas a estos requisitos deben presentar una declaración jurada de cumplimiento dentro de los seis meses siguientes al cierre de cada periodo fiscal correspondiente. Posteriormente, las autoridades competentes emitirán una resolución dentro de los tres meses siguientes indicando si se ha cumplido con los Requerimientos, con la posibilidad de reconsideración y apelación de dicha resolución.

Checklist para cumplir con la sustancia del régimen SEM.

  1. Contar con un espacio físico propio y separado de otra empresa, aunque sean del mismo grupo comercial.
  2. Actualizar año, tras año a las subsidiarias a las que les brindan servicios.
  3. Tercerizar las actividades principales solamente a proveedores locales, y las actividades secundarias a proveedores locales o extranjeros.
  4. Mantener un mínimo de empleados a tiempo completo y los gastos operativos anuales de la SEM, adecuados a la naturaleza del negocio.
  5. Cumplir con el régimen de precios de transferencia.
  6. Tener los contratos de trabajo de los ejecutivos SEM con especificación de la posición laboral y funciones acorde con las actividades principales aprobadas por la Dirección SEM.
  7. Contratos de trabajos firmados por el representante legal o director de la empresa con licencia SEM, por lo que no podrán ser ejecutivos o trabajadores de otra empresa relacionada, distinta a la SEM.
  8. Sustentar que sus ejecutivos con visa SEM residen en Panamá y trabajan desde Panamá.
  9. Notificar a tiempo las terminaciones laborales de los trabajadores SEM.
  10. Mantener un balance saludable de trabajadores extranjeros y mano de obra local.

 

  1. ¿Qué estrategias se recomiendan para definir un plan de acción para cumplir con los requerimientos de sustancia?
  • Evaluación de la situación actual: Realizar una evaluación exhaustiva de las operaciones actuales de la empresa para identificar las actividades principales y secundarias realizadas en Panamá, así como los recursos humanos y financieros asignados a cada una.
  • Análisis de la estructura organizativa: Revisar la estructura organizativa actual para asegurar que esté alineada con los Requerimientos de Sustancia. Esto implica garantizar que se cuente con una cantidad adecuada de trabajadores calificados a tiempo completo dedicados a las actividades principales en Panamá.
  • Revisión de contratos y subcontrataciones: Analizar los contratos existentes con proveedores y subcontratistas para verificar que las actividades tercerizadas se realicen en Panamá y que la empresa tenga los medios para supervisar y controlar adecuadamente dichas actividades.
  • Actualización de políticas y procedimientos: Revisar y actualizar las políticas y procedimientos internos para garantizar el cumplimiento continuo de los Requerimientos de Sustancia. Esto incluye establecer controles internos para monitorear y documentar el cumplimiento de manera regular.
  • Mantenimiento de registros: Establecer un sistema robusto para el mantenimiento de registros que documente de manera precisa y detallada las actividades realizadas en Panamá, así como los recursos empleados en dichas operaciones.
  • Auditorías internas periódicas: Realizar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los Requerimientos de Sustancia y corregir cualquier desviación identificada de manera proactiva.
  • Monitoreo continuo y adaptación: Establecer un proceso de monitoreo continuo para asegurar el cumplimiento continuo de los Requerimientos de Sustancia y adaptarse a cualquier cambio en la legislación o los requisitos regulatorios pertinentes.
Autor(es)

Lourdes Bishop

Socia

Juan Raul Sosa V.

Asociado

Carlos Molino

Socio Principal

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