Hacemos de su conocimiento que, durante el mes de noviembre de este año, se aprobó la ley 254 de 11 de noviembre de 2021, la cual viene a modificar leyes ya existentes en materia de registros contables, debida diligencia que debe efectuar todo agente residente previo a la constitución de personas jurídicas y durante su vigencia, y un eventual registro de beneficiarios finales, como es estándar en la mayoría de las jurisdicciones a nivel mundial.

Si bien, dicha Ley está pendiente de reglamentación, nos permitimos compartirles a continuación los aspectos de la misma que resultan de su interés, con el ánimo de mantenerlos informados sobre los avances legales en Panamá.

Como es de su conocimiento, ya los entes legales, sean offshore o no; que operan en Panamá o en el exterior, deben llevar, desde 2017, registros contables y su documentación de soporte o respaldo.

La referida Ley 254 actualizó la definición de “Registros Contables” como “aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros”.

Por su parte, la “Documentación de Respaldo” es aquella que “incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica y los Estados Financieros son aquellos compuestos por el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujo de efectivo y las notas de los estados financieros.”

Las modificaciones introducidas por la Ley 254 establecen que los registros contables y documentación de respaldo deben conservarse por los próximos cinco (5) años a partir de la fecha calendario en el cual fueron generadas las transacciones para las que estos aplican.

En adición, las personas jurídicas deberán proporcionar al agente residente, al 30 de abril de cada año, los registros contables o copias de estos, relativos al período fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, y notificar todos los años al agente residente el nombre,  los datos de contacto de la persona que custodie los registros contables y la documentación de respaldo y la dirección física donde se conserven.

Adicionalmente introduce que, para la disolución de un ente legal, el cliente tendrá que enviar al agente residente los registros contables y documentación de respaldo correspondientes a los cinco años anteriores a la fecha en que se inscribe la disolución, quien tendrá a su cargo su custodia. La escritura de disolución tendrá que incluir una declaración del agente residente en que acredite que mantiene en su poder dichos documentos.

Además, se implementará un registro de beneficiarios finales de los entes legales, a través de una plataforma tecnológica de acceso restringido, que será alimentado por el agente residente al momento de crearse el ente legal o cuando sea nombrado como agente residente del mismo con la información que se le solicita al cliente al momento de hacer la debida diligencia, al que únicamente podrá acceder una autoridad competente panameña por razón de investigación de delitos contra el blanqueo de capitales, evasión fiscal y financiamiento para la proliferación de armas de destrucción masiva.