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Registros Contables y Registro de Beneficiarios Finales (Ley 254)

Hacemos de su conocimiento que, durante el mes de noviembre de este a√Īo, se aprob√≥ la ley 254 de 11 de noviembre de 2021, la cual viene a modificar leyes ya existentes en materia de registros contables, debida diligencia que debe efectuar todo agente residente previo a la constituci√≥n de personas jur√≠dicas y durante su vigencia, y un eventual registro de beneficiarios finales, como es est√°ndar en la mayor√≠a de las jurisdicciones a nivel mundial.

Si bien, dicha Ley está pendiente de reglamentación, nos permitimos compartirles a continuación los aspectos de la misma que resultan de su interés, con el ánimo de mantenerlos informados sobre los avances legales en Panamá.

Como es de su conocimiento, ya los entes legales, sean offshore o no; que operan en Panamá o en el exterior, deben llevar, desde 2017, registros contables y su documentación de soporte o respaldo.

La referida Ley 254 actualiz√≥ la definici√≥n de ‚ÄúRegistros Contables‚ÄĚ como ‚Äúaquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jur√≠dica, sus activos, pasivos y patrimonio, as√≠ como que sirvan para determinar la situaci√≥n financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboraci√≥n de estados financieros‚ÄĚ.

Por su parte, la ‚ÄúDocumentaci√≥n de Respaldo‚ÄĚ es aquella que ‚Äúincluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentaci√≥n necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jur√≠dica y los Estados Financieros son aquellos compuestos por el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujo de efectivo y las notas de los estados financieros.‚ÄĚ

Las modificaciones introducidas por la Ley 254 establecen que los registros contables y documentaci√≥n de respaldo deben conservarse por los pr√≥ximos cinco (5) a√Īos a partir de la fecha calendario en el cual fueron generadas las transacciones para las que estos aplican.

En adici√≥n, las personas jur√≠dicas deber√°n proporcionar al agente residente, al 30 de abril de cada a√Īo, los registros contables o copias de estos, relativos al per√≠odo fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del a√Īo inmediatamente anterior, y notificar todos los a√Īos al agente residente el nombre, ¬†los datos de contacto de la persona que custodie los registros contables y la documentaci√≥n de respaldo y la direcci√≥n f√≠sica donde se conserven.

Adicionalmente introduce que, para la disoluci√≥n de un ente legal, el cliente tendr√° que enviar al agente residente los registros contables y documentaci√≥n de respaldo correspondientes a los cinco a√Īos anteriores a la fecha en que se inscribe la disoluci√≥n, quien tendr√° a su cargo su custodia. La escritura de disoluci√≥n tendr√° que incluir una declaraci√≥n del agente residente en que acredite que mantiene en su poder dichos documentos.

Adem√°s, se implementar√° un registro de beneficiarios finales de los entes legales, a trav√©s de una plataforma tecnol√≥gica de acceso restringido, que ser√° alimentado por el agente residente al momento de crearse el ente legal o cuando sea nombrado como agente residente del mismo con la informaci√≥n que se le solicita al cliente al momento de hacer la debida diligencia, al que √ļnicamente podr√° acceder una autoridad competente paname√Īa por raz√≥n de investigaci√≥n de delitos contra el blanqueo de capitales, evasi√≥n fiscal y financiamiento para la proliferaci√≥n de armas de destrucci√≥n masiva.

 

Autor

Juan Pablo F√°brega Polleri

Socio Senior

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