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AVISO DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Nosotros, FABREGA MOLINO, sociedad civil debidamente inscrita a la Ficha C- 5545, Documento 2132154, Sección Mercantil, del Registro Público, con RUC 2132154-1-5545, en adelante FMM, con domicilio en Calle 50, Edificio BMW Plaza, Piso 9, Ciudad de Panamá, República de Panamá, y teléfono (507) 301-6600, correo electrónico fmm@fmm.com.pa , somos los responsables del tratamiento de sus datos personales, confidenciales o sensibles, y por lo tanto, somos responsables de su uso y protección. 

¿Para qué fines recabamos sus datos personales? 

En FMM utilizaremos sus datos personales, confidenciales y/o sensibles para una o varias de las siguientes finalidades las siguientes finalidades primares, acorde con los servicios que solicita, es decir, para: 

  • Cumplir con el proceso de debida diligencia y las políticas de conozca a su cliente.
  • Prestar los servicios requeridos por el cliente.
  • Realizar facturación y gestión de cobros.
  • Llevar a cabo proceso de contratación y procedimientos laborales exigidos por la ley, en el caso de los colaboradores.
  • Acceso de los colaboradores a los sitios y herramientas de trabajo de FMM.

En el evento de que usted no desee que FMM utilice su información para las finalidades antes descritas, lamentablemente no sería posible poder brindarle los servicios requeridos, ya que no podríamos cumplir con las obligaciones que nos imponen las leyes vigentes, como sujetos obligados no financieros regulados. 

Adicionalmente, utilizaremos su información para una o varias de las siguientes finalidades secundarias para el servicio que solicita, pero que nos permiten y facilitan brindarle una mejor atención: 

  • Enviar información a los clientes sobre temas de actualidad, newsletters y realizar invitaciones a conferencias presenciales o virtuales impartidas por FMM.  
  • Generación de métricas, estadísticas, reportes y proyectos de FMM. 

En caso de que usted no desee que utilicemos su información para las finalidades secundarias antes mencionadas, no será un impedimento para prestarle los servicios de FMM.  

En FMM no utilizaremos su información para fines distintos de los establecidos en este aviso y en la Política de Privacidad y Protección de Datos.   

¿Qué datos recopilamos?  

Únicamente le solicitaremos los datos personales que sean estrictamente necesarios para la prestación de los servicios que usted requiera, respetando el principio de proporcionalidad que establece que “solo deberán ser solicitados aquellos datos adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario en relación con la finalidad para la que son requeridos”. 

En todo caso estos datos serán de carácter personal y/o confidenciales, y podrán ser: 

Datos de identificación: nombre completo, sexo, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, edad, cédula de identidad personal o pasaporte, correo electrónico, país de residencia, ocupación o profesión y nacionalidad(es). 

Datos de contacto: teléfonos fijos y/o móviles, correo electrónico, dirección física, dirección de correspondencia, apartado postal. 

Datos fiscales: Registro único de Contribuyente. 

Datos confidenciales: personal políticamente expuesta, fuente de ingresos, referencias bancarias y comerciales. 

Documentos migratorios: visa, permiso de trabajo y permiso de residencia. 

Únicamente se compartirán datos personales, confidenciales y/o sensibles, cuando el titular haya solicitado servicios de alguna de las empresas relacionadas como FABREGA MOLINO MANAGEMENT, S.A. y/o FIM TRUST, S.A., y otorgado su consentimiento para la transferencia de la información correspondiente  

¿Cómo almacenaremos sus datos? 

Los datos recopilados se almacenarán de forma estructurada, en un formato genérico y de uso común, que permita ser operado por distintos sistemas y/o transmitirlos a otro responsable en un fichero propiedad de FMM, que será gestionado por Telecarrier, cuya ubicación será en Ciudad del Saber, Ciudad de Panamá. 

Únicamente se compartirán datos personales, confidenciales y/o sensibles, cuando el titular haya solicitado servicios de alguna de las empresas relacionadas como FABREGA MOLINO MANAGEMENT, S.A. y/o FIM TRUST, S.A., con proveedores de servicios tecnológicos y analíticos, y, proveedores y colaboradores de servicios relacionados con marketing y publicidad, como redes sociales, agencias de publicidad o colaboradores publicitarios. 

¿Por cuánto tiempo almacenaremos sus datos?  

Por ser una entidad regulada por la Superintendencia de Sujetos No Financieros, estamos obligados a conservar los datos personales recabados en el proceso de debida diligencia por el término mínimo de 5 años contados a partir de la fecha en que haya finalizado la prestación del servicio. 

¿Cómo protegeremos los datos personales? 

En FMM reconocemos nuestra responsabilidad en cuanto al tratamiento y protección de su información, por lo que hemos establecido las medidas de seguridad para resguardar adecuadamente su información, por ejemplo: 

  • Cifrado con protocolo SSL. 
  • Firewall a nivel de servidor. 
  • Protocolos de seguridad para prevenir accesos no autorizados a los sistemas de la información, los cuales se encuentran debidamente descritos en la Política de Seguridad. 
  • Control de accesos a los sistemas y a los equipos de trabajo. 
  • Doble autenticación para ingresar a cuentas de correo electrónico. 
  • Almacenamiento encriptado. 
  • Suite avanzada de seguridad informática, cuyos detalles se encuentran detallados en nuestra política de seguridad.

Si bien no podemos garantizar la completa seguridad de las comunicaciones a través de los sistemas de la información, podemos garantizar que hemos tomado todas las medidas adecuadas y realizado todos los esfuerzos correspondientes para proteger sus datos.  Procuraremos entera confidencialidad de la información personal y/o confidencial que nos confíe. Nos comprometemos a realizar las pruebas de seguridad que resulten necesarias, como simulación de ataques cibernéticos, entre otros, para comprobar que los sistemas se encuentren actualizados y en estado óptimo. 

En el evento de que ocurriese alguna brecha de seguridad, le notificaremos inmediatamente y tomaremos todas las medidas necesarias para solucionar el inconveniente a la brevedad.  

¿Cuáles son sus derechos? 

Usted tiene derecho a conocer qué datos personales tenemos de usted, cómo los obtuvimos, para qué los utilizamos, así como las condiciones del uso que les damos (Acceso). De igual forma, es su derecho solicitarnos la corrección de sus datos personales en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada adecuadamente (Cancelación); así como oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos (Oposición).  Igualmente, tiene usted derecho a obtener copia de los datos personales de forma estructurada, en formato genérico y de uso común (Portabilidad) Todos estos derechos, en su conjunto se denominan derechos ARCO. 

En todo momento, usted podrá ejercer estos derechos, los cuales son irrenunciables, salvo las excepciones establecidas en leyes especiales.  Estos derechos no serán absolutos, ya que no podrán ser ejercidos en el evento de que exista algún proceso judicial o administrativo en contra del titular. 

¿Cómo puede ejercer sus derechos ARCO? 

Para solicitar el ejercicio de sus derechos usted deberá remitir una solicitud formal a FMM, dirigida a José María Barranco , a la dirección de correo electrónico jbarranco@fmm.com.pa.  Igualmente podrán ejercer sus derechos bien, mediante la entrega de una nota formal que debe ser entregada en las oficinas de FMM.  La solicitud, independiente de que sea enviada por correo electrónico o de forma personal, deberá cumplir con los siguientes requisitos, con la intención de poder brindarle una respuesta expedita:  

  1. Proporcionar la siguiente información: 
  2. Nombre y apellidos;
  3. Correo electrónico;
  4. Teléfonos de contacto (fijo y celular);
  5. Medio por el cual desea el titular ser contactado por FMM, en atención a su solicitud.
  6. País, Provincia/ Estado.
  7. Adjuntar copia de su documento de identidad personal (cédula o pasaporte).
  8. En el caso de estar representado por un abogado, suministrar el poder que le faculta para realizar la gestión. 
  9. Proporcionar la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de sus derechos ARCO, revocación de consentimiento, o negativa de uso de datos para fines secundarios.
  10. Suministrar la información o documento que facilite la atención de la solicitud, por ejemplo, abogado que le brindó el servicio, área de la firma que le atendió, el trámite que realizo, entre otros. 

Sus solicitudes deberán ser atendidas en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que sea recibida su solicitud.  Cuando la solicitud realizada por el titular radique en la modificación de la información que FMM mantiene de aquel, el plazo máximo será de 5 días hábiles, contados desde la fecha en que fue recibida la solicitud.   

Legitimación para el tratamiento de datos 

La base de legitimación para el tratamiento de los datos personales que realiza FMM radica en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019, y su consentimiento expreso para el tratamiento, almacenamiento y/o transferencia de los mismos. 

Cambios a la política de privacidad  

FMM podrá modificar las políticas de privacidad y protección de datos en cualquier momento, con motivo actualizaciones y/o requerimientos legales, cuando lo estime conveniente. En caso de que se realicen cambios significativos que afecten la privacidad, se realizarán las notificaciones por distintas vías de contacto, puede ser a través de correos electrónicos, banner en nuestra página web, un pop-up o bien por medio de una notificación push (por ejemplo, a través de un banner, un pop-up o una notificación push), de manera que el titular pueda revisar y analizar los cambios realizados. Siempre será recomendable revisar ocasionalmente las políticas, ya que pueden haberse realizado cambios menores a la misma. En cualquier caso, te sugerimos que revises esta Política de Privacidad y Protección de Datos de vez en cuando por si hubiera cambios menores. 

En señal de aceptación y como muestra del otorgamiento del consentimiento expreso, debe marcar la casilla correspondiente.