La obligación que tiene toda persona que ejerza actividad comercial, industrial o preste un servicio, sean estas naturales o jurídicas, de facturar o emitir documento equivalente para acreditar toda operación relativa a la transferencia, venta, devoluciones y descuentos en general por la venta de bienes o la prestación de servicios, sin ningún tipo de formalidad o requisitos mínimos, tiene su génesis en la Ley 76 de 22 de diciembre de 1976, artículos 11 y 12, en adelante la “Ley 76”.

Posteriormente, mediante Ley 8 de 15 de marzo de 2010, en adelante la “Ley 8” se modifican los artículos 11 y 12 de la Ley 76 y se establecen los siguientes requisitos mínimos de contenido que debe cumplir la documentación de operaciones relativas a transferencias, venta de bienes, prestación de servicios en la República de Panamá: (i) la denominación que corresponda según el tipo de documento, sea factura o recibo; (ii) la numeración consecutiva y única; (iii) el número de registro del equipo fiscal, (iv) el nombre y apellido o razón social, domicilio y número de Registro Único de Contribuyente del emisor; (v) la fecha (día, mes y año) de emisión de la factura o documento equivalente; (vi) la descripción de la operación con indicación de la cantidad y monto; (vii) el desglose del impuesto de transferencia de bienes corporales muebles y la prestación de servicios (ITBMS), el impuesto selectivo al consumo de ciertos bienes y servicios (ISC) y de cualquier otro impuesto de retención que cause la operación; (viii) el valor total de la transferencia, venta de bienes o prestación de servicios o de la suma de ambos, si corresponde (ix) en los casos donde se realicen ajustes al precio, la descripción y valor de estos.

Igualmente, la Ley 8 faculta a la Dirección General de Ingresos (DGI) para:

• Autorizar el uso de otros comprobantes;
• Establecer otras formalidades y condiciones que deba tener una factura o documento equivalente;
• Establecer o aceptar nuevas formas, mecanismos, equipos o sistemas especiales de facturación o archivo de las copias de las facturas.

Otra modificación realizada por la Ley 8 es que estableció la obligación del uso de equipos fiscales, previamente autorizados por la DGI, a aquellos contribuyentes que, por razón del giro, volumen o naturaleza de su negocio, requerían de otra forma de documentar o facturar sus operaciones comerciales, industriales, profesionales o similares.

Por último, pero no menos importante, la Ley 8 introduce un listado de actividades comerciales exceptuadas del uso de equipos fiscales, a saber: (a) la actividad agrícola, (b) la transmisión de bienes inmuebles y de aquellos bienes muebles que deban constar o consten en escritura pública, (c) los servicios de transporte público nacional de personas por vía terrestre y marítima, (d) las operaciones y servicios en general realizados por los bancos y otras instituciones financieras, (e) las operaciones realizadas por la Bolsa de Valores, (f) los servicios prestados bajo la relación de dependencia de conformidad con el Código de Trabajo, y (g) los servicios prestados en ejercicio de profesiones liberales, artesanales y artísticas.

Posteriormente, mediante Ley 72 de 27 de septiembre de 2011, en adelante la “Ley 72” se realiza una nueva modificación a la Ley 76 y se especifica que la obligación de expedir facturas o documento equivalente para acreditar toda transferencia de bienes o servicios, es independiente de cualquiera sea la forma en que se perfeccione la transferencia, cualquiera sea la forma de pago y cualquiera sea la nacionalidad de las partes.

La Ley 72 introduce nuevas disposiciones relacionadas con la emisión de facturas o documentos equivalentes, las cuales podemos señalar:

• Se establecen sanciones para quienes incumplan algunas de las obligaciones descritas en la Ley 72;
• Se establece que la documentación de operaciones relativas a transferencias, ventas de bienes o prestación de servicios, es decir facturas o documentos equivalentes, deberá ser emitida mediante equipos fiscales debidamente autorizados por la DGI;
• Se dispone que la normativa se hace extensiva a operaciones entre empresas que operan en zonas libres o zonas francas, y a operaciones que empresas ubicadas en estas zonas realicen en territorio fiscal de Panamá.
• Se establece que las operaciones entre empresas que operan dentro de la Zona Libre de Colón, se regirán por el documento de Declaración de Movimiento Comercial Electrónica.
• Se crea un cronograma para la implementación del uso de equipos fiscales;
• Se amplía el listado de actividades comerciales que están exceptuadas del uso de equipos fiscales;
• Se señala que toda marca o modelo de equipo fiscal que sea distribuido, enajenado o utilizado en la República de Panamá, debe contar con la autorización expresa de la DGI.
• Se les otorga a las facturas emitidas por equipos fiscales la misma validez legal para efectos de sustentar las comprobaciones de costos y gastos deducibles.

Para estar a tono con el avance de la tecnología moderna, en el año 2018, la DGI emite la Resolución 201-5784, por la cual se autoriza el uso de la factura electrónica en la República de Panamá. Un nuevo sistema que representa beneficios para las empresas, entre los que podemos mencionar: (i) representa un ahorro en costos operativos, tiempo y espacios, al no utilizar papel, se ahorra en impresiones, el proceso de facturación es mucho más rápido y eficiente y se ahorra el espacio físico de archivadores en donde depositar esta documentación, ya que la información queda en la nube; (ii) mejora la gestión de cobros; (iii) disminuye el riesgo de pérdida de documentos físicos; (iv) mejora la gestión de documentos; (v) mejora los procesos de control, facilitando la trazabilidad y seguridad de las operaciones; (vi) es pro cuidado y protección del medio ambiente, ya que se elimina el uso de papel; (vii) se integran procesos logísticos, contables, financieros y administrativos; (viii) mejora la calidad de relación entre cliente y proveedor.

La implementación de la factura electrónica requirió que, por virtud del Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020, modificado por el Decreto Ejecutivo 147 de 26 de mayo de 2021, se introdujeran las regulaciones sobre esta modalidad de facturación.

Recientemente, mediante Ley 256 de 26 de noviembre de 2021, en adelante “Ley 256” se modifican los artículos 11 y 12 de la Ley 76, por la cual establece que la documentación de operaciones relativas a transferencia, venta de bienes y prestación de servicios deberá ser emitida mediante el uso de equipos fiscales (autorizados previamente por la DGI) o por medio del nuevo Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP).

 

Mediante Ley 256 modifican los requisitos mínimos de contenido que debe cumplir la documentación de operaciones relativas a transferencias, venta de bienes, prestación de servicios en la República de Panamá: (i) la denominación que corresponda según el tipo de documento, sea factura o documento no fiscal; (ii) la numeración única por punto de facturación; (iii) el número de registro del equipo fiscal, (iv) el nombre y apellido o razón social, domicilio y número de Registro Único de Contribuyente (RUC) y Dígito Verificador (DV) del emisor; (v) el nombre e identificación del receptor, incluyendo cédula, pasaporte o RUC y DV; (vi) la fecha (día, mes y año) de emisión de la factura o documento equivalente; (vii) la descripción de la operación con indicación de la cantidad y monto; (viii) el desglose del impuesto de transferencia de bienes corporales muebles y la prestación de servicios (ITBMS), el impuesto selectivo al consumo de ciertos bienes y servicios (ISC) y de cualquier otro impuesto de retención que cause la operación; (ix) el valor individual de la transferencia, venta de bienes o prestación de servicio y de la suma total de la factura, fecha, forma o condiciones de pago; (x) en los casos en que se carguen o cobren conceptos adicionales, que se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio o remuneración convenidos, la descripción y valor de estos; y cualquier otra formalidad que disponga la DGI.

Es importante señalar, que mediante Ley 256 se establece que aquella persona destinataria de los bienes o servicios descritos en la factura o documento equivalente, deberá solicitar la emisión de su factura, ya sea en formato físico o digital, de lo contrario podrán ser multados.  Adicional, se establece la obligación que tiene todo establecimiento comercial de colocar un anuncio indicando el método de facturación que utiliza, la omisión del mismo, acarreará una multa. 

Aunada a la sanción mencionada en el párrafo anterior, la DGI queda facultada para colocar una etiqueta en aquellos comercios que no cumplan con las disposiciones establecidas en la Ley 256, la cual será colocada en un lugar visible en la entrada del establecimiento comercial y se deberá mantener.  La manipulación de esta etiqueta, acarreará una multa.

Toda la formalidad dispuesta mediante Ley 256, para la documentación de operaciones relativas a transferencia, venta de bienes y prestación de servicios, es extensiva a toda operación que se realice dentro de las zonas libres o zonas francas existentes o que sean creadas en un futuro.

Por último, la Ley 256 introduce un listado de actividades comerciales exceptuadas del uso de equipos fiscales y del SFEP, a saber:

• la actividad agrícola cuyos ingresos gravables brutos anuales sean menores de US$ 350,000.00;
• la transmisión de bienes inmuebles y de aquellos bienes muebles que deban constar o consten en escritura pública;
• los servicios prestados bajo la relación de dependencia de conformidad con el Código de Trabajo;
• las personas naturales o jurídicas que realicen las actividades de ventas de productos o servicios por medio de vendedores ambulantes que no empleen vehículos automotores;
• las actividades de las asociaciones de copropietarios relacionadas con el cobro de las cuotas de mantenimiento para cumplir con el Régimen de Propiedad Horizontal;
• las actividades de agentes comisionistas que correspondan a gastos reembolsables, en cuyo caso podrán ser documentadas mediante comprobante no fiscales;
• las entidades, asociaciones o gremios sin fines de lucro del país, siempre que se encuentren debidamente autorizados para recibir donaciones deducibles por la DGI;
• los servicios de transporte selectivo por vía terrestre (taxi). La Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre emitirá el certificado correspondiente;
• Cualquier otra actividad que por su naturaleza a juicio de la DGI debe ser exceptuada del uso de equipos fiscales y de facturación electrónica.

Todas las actividades exceptuadas deberán documentar toda operación relativa a transferencia, venta de bienes y prestación de servicios, mediante facturas o documentos equivalentes autorizados por la DGI.

A continuación, comparto los aspectos que más nos consultan sobre la factura electrónica:

¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento electrónico con formato especial (XML), de existencia digital, mediante el cual se deja constancia y respalda operaciones relativas a la transferencia de bienes o la prestación de servicios, emitida a través de medios electrónicos y que permite dar validez tributaria a operaciones comerciales, firmada electrónicamente, validada por la DGI y que presta mérito ejecutivo.

¿Cuántas modalidades hay en el SFEP?

Existen dos modalidades bajo el nuevo SFEP, a saber:

• Modalidad de Proveedor Autorizado Calificado (PAC); y
• Modalidad de Facturador Gratuito,

¿Es obligatorio adoptar la factura electrónica?

Actualmente, la adopción de este nuevo sistema de facturación es voluntaria. La regulación establece que están obligados a implementar el uso de factura electrónica, toda persona natural o jurídica que solicite a la DGI el uso de la misma.  Igualmente, están obligados a implementar el uso de factura electrónica, toda persona natural o jurídica que a juicio de la DGI lo requiera, siempre que se encuentre exceptuada del uso de equipos fiscales, mediante resolución emitida por la DGI.

A partir del 1 de enero de 2022, todo nuevo Registro Único de Contribuyente (RUC) deberá utilizar como medio de facturación el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá.

¿Qué pasa si no tengo conectividad a internet, no puedo facturar de otra manera?

Si no es posible facturar por medio de equipos fiscales autorizados o de facturación electrónica, la DGI podrá excepcionalmente autorizar el uso de otro medio de facturación o comprobante.

¿Tiene la factura electrónica fuerza probatoria?

Sí, la factura electrónica será admisible y tendrá la misma fuerza probatoria que las facturas emitidas por equipos fiscales.

La fuerza probatoria de la factura electrónica será garantizada por medio de la firma electrónica calificada del emisor, respaldada por una certificación electrónica emitida por un prestador de servicios de certificación que debe estar registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá.

La firma electrónica es el método técnico para identificar a una persona e indica que ha otorgado su consentimiento en relación a la información que consta en un mensaje de datos o documento electrónico, la cual debe ser certificada mediante un documento denominado certificado electrónico que permitirá identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados; vincular al firmante de manera única y a los datos a que se refiere; y le otorga valor legal de pleno derecho a la firma electrónica calificada.

La firma electrónica y sus formalidades en la República de Panamá, se encuentra regulada por Ley 51 de 22 de julio de 2008, Ley 82 de 9 de noviembre de 2012, Decreto Ejecutivo 684 de 18 de octubre de 2013 y resoluciones varias.

¿Qué se requiere para el proceso de emisión de una factura electrónica?

Se deberá cumplir con el formato y medios de comunicación de transmisión de acuerdo a las especificaciones que señala la ficha técnica de la factura electrónica, conforme a las resoluciones 201-0697 de 2 de febrero de 2018, 201-5784 de 31 de agosto de 2018 y resolución 201-0294 de 20 de enero de 2021.

¿Quién es el emisor de una factura electrónica?

El emisor de una factura electrónica es el contribuyente inscrito en la DGI y que se encuentra habilitado para emitir la factura de manera electrónica.

¿Qué obligaciones tiene el emisor de la factura electrónica?

El emisor debe obtener una autorización de uso de factura electrónica por parte de un PAC.

El PAC es la persona jurídica que cuenta con la autorización de la DGI, por medio de resolución, luego de cumplir con los procesos de inscripción, evaluación y calificación,  para autorizar el uso de factura electrónica a los contribuyentes que utilicen sus servicios.

La figura del PAC se encuentra reglamentada mediante resolución 201-0295 de 20 de enero de 2021.

Se exceptúan de la autorización de un PAC, aquellos documentos electrónicos generados en el Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP).

Obligaciones del usuario emisor de una Factura Electrónica que utilice PAC:

• Contar con la resolución de excepción de uso de equipos fiscales;
• Contar con la certificación electrónica emitida por un prestador de servicios de certificación que debe estar registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá, con el cual firmará sus documentos electrónicos;
• Deberá estar registrado en el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá ante la DGI;
• Emitir los documentos según las especificaciones de la ficha técnica;
• Contar con la autorización de uso de sus documentos electrónicos, emitida por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC);
• Reportar los eventos posteriores relacionados a una factura electrónica.

La DGI regulará todo lo relacionado con el Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica.

¿Qué es el Facturador Gratuito de SFEP?

El facturador gratuito es una herramienta para facturar que ha sido desarrollada por la DGI, el cual permitirá al contribuyente emisor, generar el documento electrónico, obtener la autorización de la DGI y enviarlo vía correo electrónico al receptor.

Bajo la modalidad de Facturador Gratuito no se requiere de la firma electrónica.

Para poder optar a la modalidad de Facturador Gratuito, el contribuyente debe tener un ingreso anual de hasta de Un Millón de balboas (B/. 1,000,000.00).

¿Qué se requiere para que un documento electrónico sea considerado Factura Electrónica?

• El documento debe contar con la autorización otorgada por el PAC o por la DGI mediante el facturador gratuito.
• El documento debe tener un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE), que es un código que contiene un conjunto de información que identifica a una factura y la hace única.

¿Quién es el receptor de una factura electrónica?

El usuario receptor es la persona natural o jurídica destinataria de los bienes o servicios descritos en la factura electrónica.

• Responsabilidad del usuario receptor: Para que el usuario receptor pueda utilizar la Factura Electrónica como soporte de crédito fiscal, deberá verificar que la misma ha sido registrada ante la DGI y que cuenta con la autorización de uso.
• Corrección de una Factura Electrónica: Si el usuario emisor requiere corregir la Factura Electrónica que recibió la autorización de uso, deberá hacerlo mediante la emisión de una Nota de Crédito Electrónica o Nota de Débito Electrónica utilizando los servicios web de Sistema de Factura Electrónica de Panamá.

¿Qué ocurre si el usuario emisor por problemas técnicos no recibe respuesta de la solicitud de autorización de uso?

En este caso, el usuario emisor podrá emitir los documentos en operación en contingencia, el cual es un procedimiento que deberá realizar adoptando las siguientes medidas:

• Generar la Factura Electrónica y su comprobante auxiliar de Factura Electrónica, con la información de emisión en contingencia;
• Almacenar de manera segura la Factura Electrónica, firmada electrónicamente, para su posterior transmisión a un Proveedor de Autorización Calificado.

Solucionado el problema técnico, el emisor deberá transmitir la factura electrónica y documentación emitida durante la operación de contingencia de acuerdo a las especificaciones de la Ficha Técnica.

Todos los documentos emitidos en condiciones normales de operación, que no cuenten con la autorización de uso, será considerados inválidos y por tanto deberán ser emitido en operación por contingencia con un diferente Código Único de Factura Electrónica.

¿Qué debe hacer el usuario emisor si la factura electrónica transmitida luego de solucionar el problema técnico, es rechazada por el sistema de validación de la DGI o el PAC?

• Generar nuevamente el archivo digital de la factura electrónica con el mismo número y serie de factura, resolviendo el problema que haya conducido al rechazo;
• Transmitir nuevamente el archivo digital a la DGI o al PAC hasta obtener la debida autorización de uso;
• Si es el caso, generar nuevo comprobante auxiliar de factura electrónica, de manera que refleje la información corregida y se pueda obtener la autorización de uso:
• Comunicar al usuario receptor las correcciones, sustituyendo la factura electrónica o su comprobante auxiliar de factura electrónica o ambas.

Registro de eventos relacionados con una Factura Electrónica:

Se llama evento relacionado con una Factura Electrónica a toda acción o situación relacionada con esta, la cual ocurre después de haber emitido la autorización de uso, sin embargo, nada impide que puedan darse eventos antes de emitirse la autorización de uso.

Todo evento relacionado con una factura electrónica debe tener su registro en un archivo digital de eventos.

Entre los eventos más comunes, podemos mencionar: la autorización de uso, la anulación de una factura electrónica, la emisión de una nota de crédito o débito, la aceptación de la factura por el receptor,

El registro de un evento puede ser comprobado por:

• Consulta a la factura electrónica en la página web de la DGI o la página de consulta del PAC receptor del evento.
• Por la recepción del Contenedor de la Factura Electrónica (CFE), que es un archivo que contiene la factura, su autorización de uso y los eventos registrados.

¿Quién puede registrar un evento sobre una Factura Electrónica?

Podrán registrar eventos sobre una factura electrónica, la DGI, el PAC, el emisor de la factura electrónica y otros actores, de acuerdo al listado de eventos detallados en la ficha técnica.

Tiempo en que el contribuyente afiliado al Sistema de Facturación Electrónica de Panamá debe conservar los archivos electrónicos de las Facturas Electrónicas emitidas:

Los archivos electrónicos de las Facturas Electrónicas emitidas deben ser conservados hasta que se cumpla el término de prescripción de los tributos, conforme el tipo de impuesto y la regulación actual.

Tipo de impuesto	Años de prescripción
Impuesto sobre la renta	El derecho del Fisco a cobrar: 7 años La obligación de pagar lo retenido: 15 años
Impuesto a la transferencia de Bienes Corporales Muebles y Prestación de Servicios (ITBMS)	El derecho del Fisco a cobrar: 5 años
Impuesto de Inmueble	La obligación de pagar: 10 años
Impuesto de Timbre	15 años
Impuesto de dividendo	15 años
Impuesto de aviso de operación	15 años
Impuestos sin término especial de prescripción	15 años

 

Es importante señalar, que, a partir del 1 de enero de 2022, entrarán a regir los nuevos términos de prescripción que señala el Código de Procedimiento Tributario, los cuales son:

• Para impuestos directos son cinco (5) años
• Para impuestos indirectos son doce (12) años.

De la autorización emitida por los Proveedores de Autorización Calificado (PAC):

La figura del PAC se encuentra reglamentada por la resolución 201-0295 de 20 de enero de 2021.

La DGI es la entidad encargada de emitir la autorización a las personas jurídicas para actuar como PAC, previo su inscripción, evaluación y calificación.

Toda persona jurídica que aspire a obtener una autorización para operar como PAC, deberá presentar una solicitud de inscripción a la DGI, la cual debe estar acompañada de una serie de requisitos, conforme lo establece la resolución 201-0295 de 20 de enero de 2021.

La DGI cuenta con un término de 10 días hábiles para evaluar la solicitud, igualmente durante este proceso el PAC someterá su plataforma tecnológica a las pruebas que defina la DGI, a manera de ensayo y presentar las evidencias de resultados.

La DGI tendrá un período no mayor de 20 días, culminado el periodo de evaluación, para realizar el proceso de calificación y emitir un informe con las conclusiones correspondientes.

Si la calificación determina que la solicitud y la plataforma cumplen con los requisitos exigidos, la DGI procederá en un período no mayor de 20 días a emitir, notificar y publicar en la página web de la institución la resolución que lo autoriza como PAC.

¿Cuáles son las principales responsabilidades del PAC?

• Contar con una plataforma robusta que permite la gestión de los documentos electrónicos;
• Recibir, verificar y validar los documentos electrónicos emitidos por los contribuyentes;
• Otorgar la autorización de uso a los documentos validados de los contribuyentes;
• Emitir respuesta para aquellos casos donde los documentos no pasen las validaciones;
• Remitir a la DGI los documentos verificados y validados;
• Garantizar que los documentos electrónicos sean firmados por un emisor vigente y autorizado para emitir factura electrónica;
• Aclarar las dudas y observaciones de los contribuyentes;
• Mantener un ambiente de pruebas para que los contribuyentes puedan realizar sus procesos de integración;
• Contar con equipo de soporte técnico para la atención y mantenimiento del sistema.

La DGI podrá definir mediante resolución, nuevas responsabilidades para los PAC e igualmente podrá revocar la autorización a un PAC por el incumplimiento de sus responsabilidades.

Sin duda alguna, la facturación electrónica llegó para quedarse y dentro de muy poco tiempo será un sistema que toda persona natural o jurídica deberá implementar para sustentar sus transacciones de comercialización de bienes o prestación de servicios.

¿Hay sanciones por no emitir, exigir o conservar factura electrónica o documento equivalente?

Sí, existen sanciones por no emitir, exigir o conservar factura o documento equivalente, la misma dependerá del tipo de infracción, ya sea leve o graves, y pueden oscilar entre multas que van de US$ 500.00 a US$ 10,000.00 la primera vez y hasta de US$ 25,000.00 en caso de reincidencia.