¿En qué consisten los procesos registrales de cambio de jurisdicción de sociedades extranjeras a la República de Panamá y viceversa y el establecimiento de sucursales?

CAMBIO DE JURISDICCIÓN DE SOCIEDADES EXTRANJERAS A LA REPÚBLICA DE PANAMÁ.

La legislación panameña permite que una sociedad extranjera constituida en otra jurisdicción, continúe su existencia legal en la República de Panamá como una sociedad panameña, a pesar de lo establecido en la ley del país de origen.[1]

Coloquialmente se le conoce a este cambio de jurisdicción como “re-domicilio”. Este término es erróneo debido a que este proceso no consiste en un cambio de domicilio o de la sede social, más bien es la “nacionalidad” de la sociedad la que cambia, renunciando a su jurisdicción de constitución y adopción de la panameña.

Los pasos a seguir para que una sociedad constituida en el extranjero pueda convertirse en una sociedad panameña son los siguientes:  

1. Inscripción de su personería jurídica en el Registro Público mediante la protocolización en escritura pública de los siguientes documentos ante notario público panameño, según el Artículo 11B del Código de Comercio:

• Constancia o evidencia de su constitución y vigencia en la jurisdicción extranjera. La norma establece que este documento debe ser emitido por una autoridad competente, y de esto no ser posible, presentar una certificación notarial de la sociedad en donde se confirme su vigencia. Cualquiera de estos documentos deberá estar apostillado o autenticado por cónsul panameño. Usualmente se presentan Certificados de Vigencia y Existencia Legal emitidos por los Registros Mercantiles de los países de origen o por la autoridad competente correspondiente.
• Acta del órgano competente de la sociedad, o certificación secretarial de la misma, en que se apruebe la continuación de la misma en la jurisdicción panameña. Dependiendo de lo establecido en los artículos de incorporación de la sociedad, el órgano competente podrá ser la Junta Directiva, los Accionistas, Socios o el administrador. En esta resolución se pueden establecer los motivos por los cuales se ha tomado la decisión de cambiar la jurisdicción de la sociedad.
• Pacto social o Certificado de Constitución de la sociedad de acuerdo a la legislación panameña. Es el documento de constitución en la jurisdicción original. Deberá ser adaptado y/o adecuado a los requerimientos de contenido establecidos en la ley panameña. Estas modificaciones tendrán que ser aprobadas por el mismo órgano corporativo que decida el cambio de jurisdicción.

Estos documentos deben estar legalizados por Apostilla o, en su defecto, por el cónsul de Panamá de la jurisdicción donde se expidan los mismos.

Posterior a la fecha de inscripción de estos documentos en el Registro Público, la continuación de la sociedad surtirá efectos entre las partes y frente a terceros, con efecto retroactivo a partir de la fecha de incorporación de la sociedad en su jurisdicción inicial debido a que la sociedad mantiene sus relaciones jurídicas vigentes a la fecha del cambio de jurisdicción. En otras palabras, el cambio de jurisdicción de una sociedad a la República de Panamá no interrumpe el cumplimiento de las obligaciones que puedan surgir entre los miembros de una misma entidad y con respecto a terceras personas.

Es importante mencionar que dentro de la escritura pública que contenga estos documentos se deberá establecer que el nuevo pacto social subroga el documento de constitución inscrito en el país de origen.

Con el cambio de jurisdicción, el órgano corporativo correspondiente también podrá decidir la transformación del ente legal a la naturaleza jurídica y estructura legal para convertirla en otro tipo de sociedad, por ejemplo, de sociedad anónima a una sociedad de responsabilidad limitada panameña. 

Según el Artículo 11-C del Código de Comercio, el cambio de jurisdicción y la continuación de una sociedad extranjera a la República de Panamá no remite ni libera los gravámenes sobre los bienes que posea la sociedad, es decir, estos no se verán perjudicados por la continuación de la misma a nuestro país. Tampoco lo serán los derechos de los acreedores que pueda tener la sociedad. Asimismo, la sociedad seguirá siendo la propietaria de sus bienes, franquicias, privilegios y derechos en general, pero deberá cumplir con las obligaciones a las que estuviera sometida en su jurisdicción de origen.  

El procedimiento para trasladar la jurisdicción de una sociedad extranjera a la nuestra descrito en los párrafos anteriores hace referencia a los casos en que se realiza de manera definitiva. Existe la opción de realizar una inscripción de la continuación de una sociedad extranjera de manera condicional, siempre que posteriormente se registre el documento que acredite la continuación de manera definitiva ­, es decir, que cumpla con los requisitos establecidos previamente, dentro de los plazos establecidos en la regulación.[2] Algunos clientes optan por realizar la continuación de sus sociedades en dos pasos, ya sea para cumplir con los requisitos legales de su país de origen o por temas de restructuración dentro de la sociedad. 

2. Inscripción de la sociedad en el Registro Único de Contribuyente (RUC) de la sociedad en la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. La DGI le asigna un número de contribuyente a la sociedad para identificarlo de todo ente legal, aunque, de no generar renta dentro del territorio panameño, no sería un contribuyente fiscal. También se debe gestionar el Número de Identificación Tributaria (NIT), mediante el cual la sociedad podrá acceder a un portal donde recibirá notificaciones de la administración tributaria y verificar el estado de sus obligaciones con la misma.  
3. Descontinuación de la sociedad en el país en donde inicialmente fue constituida. Este proceso varía dependiendo de las leyes que rijan en el país de origen de la sociedad. Generalmente se debe registrar la Escritura de Cambio de Jurisdicción en el registro comercial de ese país para que le puedan dar de baja a la sociedad.

CONTINUACIÓN DE SOCIEDADES ANÓNIMAS PANAMEÑAS A JURISDICCIONES EXTRANJERAS

Las sociedades anónimas panameñas podrán continuar su existencia en jurisdicciones extranjeras si la norma del país al que se trasladara lo permite. Previo a este cambio de jurisdicción, la sociedad deberá estar al día con las obligaciones tributarias que le exija la ley panameña. [3]

Los pasos a seguir para que una sociedad anónima panameña pueda cambiar su jurisdicción son los siguientes:

1. Inscripción en el Registro Público, de acuerdo al Artículo 11-E del Código de Comercio, de la escritura pública en la que se protocolicen ante notario público panameño, los siguientes documentos:

• Certificación o documento mediante el cual conste la aprobación de los accionistas del cambio de jurisdicción.
• Documento expedido por autoridad competente que certifique la inscripción de la sociedad en la jurisdicción extranjera, debidamente apostillado o autenticado por cónsul panameño. Este puede ser un análogo a un Certificado de Registro Público de Panamá.

2. Notificación del cambio de jurisdicción ante la Dirección General de Ingresos, con el fin de que suspendan la emisión de tasas únicas a nombre de la sociedad en los siguientes periodos fiscales.

El procedimiento a seguir para completar el cambio de jurisdicción de una sociedad panameña a otra jurisdicción va a depender si se realiza en un solo acto o en dos. A estas etapas se le conocen como el cambio de jurisdicción provisional y el definitivo:

1. Provisional: se le denomina provisional debido a que aún no se posee la certificación que comprueba el registro de la sociedad en otra jurisdicción. Este paso consiste en inscribir en el Registro Público el documento que contiene el acuerdo de los accionistas o miembros de continuar la existencia de la sociedad en otra jurisdicción.

Este cambio de jurisdicción concluye, o bien se le considera definitivo, una vez que se registre la certificación de que la sociedad ha cambiado de jurisdicción, emitida por autoridad competente del otro país. Para que se constituya el definitivo, la ley ha otorgado un plazo de seis meses. Es decir, luego de inscrito en el Registro Público el acuerdo de los miembros para continuar la existencia de la sociedad en otro país, se debe inscribir el comprobante de que la sociedad ha sido registrada en la otra jurisdicción antes que se cumplan los seis meses.

De no poder cumplirse con el término antes indicado, la ley determina que se puede conceder una prórroga de seis meses, ya sea solicitándola directamente al Registro Público, o  mediante la inscripción de la escritura pública en que se protocoliza el acta de los accionistas de la sociedad donde expresen querer que se prorrogue el proceso de cambio de jurisdicción.

2. Definitivo: consiste en realizar el proceso de cambio de jurisdicción descrito en los párrafos anteriores en un solo acto registral. En una misma escritura pública, se protocolizan ambos documentos necesarios y se procede con su inscripción en el Registro Público. Al igual que en el caso expuesto en la sección I del presente artículo, una vez inscrita la continuación definitiva de la sociedad en jurisdicción extranjera, los derechos, franquicias y todos los bienes que puedan ser propiedad de la sociedad, así como los gravámenes que puedan tener estos, no se verán afectados por la continuación de la misma en otra jurisdicción.

ESTABLECIMIENTO DE SUCURSALES DE EMPRESAS EXTRANJERAS EN PANAMÁ

Además de los casos previstos en las secciones anteriores, la ley panameña también contempla el establecimiento de sucursales o agencias de empresas extranjeras en la República de Panamá. Esta opción permite a una empresa tener oficinas en Panamá, sin la necesidad de transferir su domicilio a nuestro país.

Los pasos a seguir para establecer una sucursal de una empresa extranjera son:

1. Constituirse en el Registro Público como una Sociedad Extranjera, mediante la protocolización de los siguientes documentos, legalizados por apostilla o por el cónsul panameño de la jurisdicción de origen de la sociedad, en una escritura pública ante notario público panameño[4]:

• Certificado de Constitución o Pacto Social de la sociedad de su jurisdicción.
• Copia del Balance General más reciente de la sociedad.
• Certificación que acredite su vigencia y existencia legal bajo la ley de su país de origen, debidamente legalizado por cónsul panameño en dicho país.
• Certificación emitida por la sociedad en la cual se determina el monto del capital social que será utilizado para las operaciones en Panamá.

En el Manual de Calificación del Registro Público de Panamá[5], se establece en la sección B, Punto 3, sobre el establecimiento de Sucursales de Sociedades Extranjeras, que además de los requisitos establecidos anteriormente, se deberá designar un Representante Legal en la República de Panamá.

2. Inscripción de la sociedad en el Registro Único de Contribuyente (RUC) en la Dirección General de Ingresos y obtención ante esta del Número de Identificación Tributaria (NIT).
3. Obtención de permisos o licencias y notificación a entidades: La sociedad deberá cumplir con su debida notificación y/o la obtención de los permisos necesarios de acuerdo a la actividad a la que se dedique. Por ejemplo, de tener actividad local, puede requerir obtener un Aviso de Operación, notificar al Municipio correspondiente del inicio de operaciones, registrarse como Patrono en la Caja de Seguro Social e inscribir planilla, como también puede ser operar en una Zona Franca, lo cual tiene otro régimen fiscal. En síntesis, la obligación descrita en el enunciado dependerá del tipo de actividad que pretende realizar en territorio panameño.

Una vez cumplidos estos requerimientos, la sociedad podrá realizar sus actividades en nuestro país y ejercer los derechos civiles correspondientes.

La agencia o sucursal es una extensión de la personería jurídica de la sociedad en su país de constitución, por lo tanto, cualquier daño que pueda causar la sucursal, deberá asumirlo como propio.

Las sociedades extranjeras inscritas como tal en el Registro Público de Panamá deberán presentar todas las enmiendas y/o modificaciones que les sean realizadas a sus estatutos en su país de origen.[6] Estas sociedades seguirán rigiéndose, en lo referente a sus estatutos, por la normativa de su jurisdicción de origen, no obstante, permanecen sujetas a las leyes de la República de Panamá.

Algunos criterios registrales para tomar en cuenta al momento de determinar el nombre de la sucursal son[7]:

• No será posible establecer sucursales con nombres que ya existan en nuestro Registro Mercantil, ni que puedan crear confusiones fonéticas ni alfabéticas.
• Se pueden inscribir con su nombre original, tal como se encuentran registradas en su país de origen. Este nombre debe estar disponible en el Registro Mercantil panameño.
• No es necesario colocar las siglas obligatorias (S.A, INC., Corp., entre otras), queda a discreción de cada empresa.
• No se podrá utilizar la palabra “Panamá” para diferenciar el nombre de la empresa de otra.

[1] Código de Comercio de la República de Panamá. Artículo 11-B. Adicionado por Decreto Ley 5 de 2 de julio de 1997 (Panamá).

[2] Código de Comercio de la República de Panamá. Artículo 11- D. Adicionado por Decreto Ley 5 de 2 de julio de 1997 (Panamá).

[3] Código de Comercio de la República de Panamá. Artículo 11- E. Adicionado por Decreto Ley 5 de 2 de julio de 1997 (Panamá).

[4] Artículo 90 de la Ley 32 de 26 de febrero de 1927, Sobre Sociedades Anónimas, Gaceta Oficial 5067 de 16 de marzo de 1927.

[5] Aprobado mediante la Resolución DG-028-2019 del 2019, Gaceta Oficial N° 28786-A del 31 de mayo de 2019.

[6] Código de Comercio de la República de Panamá. Artículo 60-C. Adicionado por Decreto-Ley 16 de 23 de agosto de 1958 (Panamá).

[7] Manual de Calificación del Registro Público de Panamá, aprobado mediante la Resolución DG-028-2019 del 2019, Gaceta Oficial N° 28786-A del 31 de mayo de 2019.